Maatwerk applicaties – HDG

HDG_automatiseringgids

Investeren met open eind 

Fixed price, fixed date niet per se veiligste route

Als een weerbarstige automatiserings- uitdaging voor de tweede keer ontspoort, gooit HDG het roer om. Het zet één goeie software-engineer aan het werk, met de opdracht: ‘los dit op!’ Geen offertebedrag of een opleverdatum, gewoon doorwerken en uren factureren. 

 

HDG inspecteert partijen fruit en groenten die per container- schip de Rotterdamse haven binnenkomen. Dagelijks zijn zo’n veertig inspecteurs op pad met honderden formulieren, elk van die formulieren betreft een partij-inspectie. Op de formulieren staat welke partij, in welke container, ze moeten beoordelen op welke eigenschappen. Elke inspecteur gaat per dag zo tussen de tien en de twintig containers binnen. Soms gaat het om tientallen ‘partij-inspecties’ per container. Steeds net weer even anders, omdat het een andere afnemer of een andere leverancier betreft. Of omdat het om een ander type product gaat. Of omdat het anders verpakt is.

Met zo tegen de honderd opdrachtgevers, vele tientallen fruit- en groente- soorten, tientallen manieren van verpakken en steeds een stuk of tien verschillende aspecten waarop zou kunnen worden beoordeeld, heeft HDG te maken met een dramatisch gebrek aan uniformiteit in de opdrachten die de inspecteurs uitvoeren. En als er iets is wat productiviteit fnuikt, dan is het gebrek aan uniformiteit.

Inspecteurs zijn dan ook veel tijd kwijt aan het vooraf invullen van formulieren, op basis van vrachtbrieven en opdrachten van klanten. Voordat ze de container ingaan zijn de formulieren al voor meer dan de helft ingevuld, zodat in de container alleen nog de door de klant bij dit product gewenste informatie moet worden ingevoegd. Na de daadwerkelijke inspectie gaan de formulieren naar een afdeling waar de handmatig ingevulde gegevens (temperatuur, stevigte, geur, kleur, beschadiging, suikergehalte, etc.) worden ingevoerd in een computersysteem dat de rapportage aan de opdrachtgevers verzorgt. Ook hier eist de grote verscheidenheid aan inspecties z’n tol in de vorm van aandacht en tijd van de dataentry-medewerkers. Want het moet wel allemaal kloppen.

Tanden op stuk gebeten
Omdat de verscheidenheid in de opdrachten inherent is aan de markt waarin HDG opereert, is uniformeren geen optie. Daarom is de hoop al jaren gericht op automatisering. Zou het niet op z’n minst mogelijk zijn om het correct en volledig vooraf invullen van de formulieren door een computer te laten doen? Twee pogingen, zeven en zes jaar geleden, leidden toen tot een ontkennend antwoord. Twee ingehuurde automati- seerders beten er destijds hun tanden op stuk en moesten – uit de tijd en budget lopend – erkennen dat ze het probleem hadden onderschat. Natuurlijk werd gewezen op beperkingen van de toenmalige technologie. De Microsoft-database Access zou bepaalde zaken niet aan hebben gekund. Waarom was dan voor Access gekozen? Volgens controleur Arnout Vleugel van HDG was naast de techniek ook gebrek aan inzicht in het inspectie- en rapportageproces een factor.

Toch neemt directeur-eigenaar Otto de Groot van HDG de ICT-leveranciers van destijds ‘niet heel veel kwalijk’. “De faalkosten beschouw ik als leergeld, op basis waarvan ik nu een investering met een open eind durf aan te gaan. Zo’n fixed-pricebenadering leidt de softwarebouwers af; het verschuift de aandacht van ‘maken wat de klant zich wenst’ naar ‘zorgen dat ik er niet op toeleg’. Dat is een recept voor mislukking, want er gaapt een gigantische kloof tussen de visie van de IT’er en die van z’n klant. De IT’er heeft heel veel kennis van en vertrouwen in zijn tools en de opdrachtgever kent zijn bedrijfsprocessen en die van zijn klanten. Dat zijn twee totaal verschillende invalshoeken die zich niet langs de weg van fixed price laten verenigen.”
Met dat inzicht gewapend selecteerde De Groot, via navraag, drie ICT-dienstverleners. Ditmaal niet met het idee via offertes de goedkoop- ste leverancier te contracteren, maar met het idee om via een test- opdracht de beste te selecteren. De drie gegadigden kregen tegen een voor alle drie gelijk vooraf vastgesteld bedrag een proefopdracht. Deze bestond uit het automatiseren van een klein maar uitermate lastig deelprobleem; het hanteren van verschillen in de te inspecteren eenheden: pallets, dozen, dozen met dozen daarin, etc. Vind een heldere en flexibele manier om alle denkbare ‘nestingen’ van dergelijke verpakkingen in formulieren (schermen) onder te brengen. Dat probleem werd door engineer Jan Douwe Vonk van automatiseerder Flusso het eenvoudigst en tegelijk het meest doeltreffend in programmacode vertaald. Om kort te gaan; de opdracht voor het hele project ging naar Flusso, waar Vonk de man werd die het HDG-project trekt.

Behoorlijke besparing
Inmiddels is duidelijk dat de document-flow-toepassing die Vonk voor HDG maakt, gaat slagen. Vonk programmeerde in nauwe samenwerking met een architect, een businessanalist en een projectcoördinator van zijn werkgever Flusso modules die vrachtbrieven inlezen en kruisen met de opdrachtomschrijvingen van HDG’s klanten. Dat levert een uitvoer op van voor-ingevulde formulieren, die de inspecteurs zo mee kunnen nemen. Per inspecteur levert het automatische genereren van voor-inge- vulde formulieren een besparing op van ongeveer een uur per dag. Doordat de voor-ingevulde informatie nu digitaal beschikbaar is, kan deze ook rechtstreeks worden gebruikt als aanzet voor de rapportage aan de klant. Tot dusverre moest die informatie steeds handmatig worden overgenomen van de handgeschreven formulieren die inspecteurs inlever- den. Voor een volledige rapportage over een complexe container waren in de oude situatie vier dataentry-medewerkers ruim een uur in de weer. Nu is dat, dankzij het geautomatiseerd voor-invullen, teruggebracht tot minder dan de helft (50 minuten werk voor twee medewerkers). Dat laatste restje werk zit ‘m nu nog in het overnemen van de in de containers ter plekke ingevoerde beoordelingen van het fruit en de groentes. De logische volgende stap voor HGD en Vonk wordt daarmee het overzetten van de nu nog uitgeprinte voor-ingevulde formulieren naar een digital format op een iPad. Daarmee kan ook het resterende dataentry-werk vervallen, wat de kosten verlaagt en de snelheid van rapportage aan de klant vergroot.

Basis voor innovaties
Dat deze derde poging wél slaagde is volgens betrokkenen in hoge mate toe te schrijven aan het loslaten van fixed-price in de aanbesteding. Speelt geld dan helemaal geen rol meer in HDG’s automatisering? De Groot: “Natuurlijk hanteer ik voor mezelf een bepaalde raming. Ik heb Jan Douwe en Arnout gevraagd hoeveel tijd ze nodig dachten te hebben. Dat kwam er op neer dat ze meenden voor 30 à 40.000 euro wel iets te kunnen maken wat werkt. Ik heb toen voor mezelf besloten dat ik rekening moest houden met een uitloop tot een ton. Daar gaan we nu overheen, maar dat is voor mij geen reden om nu op de rem te trappen. Nee, niet vanwege de kostenbesparing die het mogelijk maakt, al is die inderdaad aanzienlijk. Waar het mij primair om gaat is dat deze automatiseringsslag essentieel is voor verdergaande innovaties, waarmee we klanten aan HDG gaan binden, door informatie te bieden die onze concurrenten niet kunnen bieden. Ik denk bijvoorbeeld aan het volgende: iedereen rapporteert nu de momentopname van hoe ze de groente en het fruit en op het moment van de inspectie aantroffen. Wij gaan die rapportage verbeteren en versnellen. Wat we ook gaan doen is op basis van de verzamelde gegevens statistisch onderbouwde voorspellingen doen waarmee kopers van fruit inzicht krijgen in de kwaliteit die ze wanneer van welke producent kunnen verwachten. Welke boer heeft in welke periode van het jaar een probleem met die of die ziekte, schimmels of wat dan ook? Wij hebben straks een database waarop we die analyses los kunnen laten.”

(Bron: Automatiseringgids editie 14 van 11 september 2014)

Maatwerk

Similar Works